Você tem dificuldade em encontrar uma informação ou arquivo quando mais precisa? O sistema trava por excesso de uso de dados ou falta de memória? Se essas dificuldades, mencionadas no título do artigo, te assolam, é possível que você esteja sofrendo com um sintoma de excesso de informação armazenada, mais conhecido como estoque de informação.

Outra consequência é a perda de agilidade e de tempo ao procurar informação necessária para a realização do seu trabalho. Este desperdício é geralmente causado pela geração excessiva de informação e, o pior, pela criação de arquivos que nunca serão utilizados, mas que insistimos em manter, com a ideia de que um dia poderão ser úteis. Mas como podemos mudar este cenário? A filosofia lean preconiza que o excesso de produção na área administrativa seria o excesso de informação. É o pior tipo de desperdício, pois gera excesso de estoque (tema deste artigo), espera pela informação, transporte de informação, movimentação humana no teclado ou mesmo de mesa em mesa, defeitos e processamentos desnecessários.

Vamos nos concentrar no estoque de informação. Na filosofia lean, a melhor maneira de reduzir o estoque é criar fluxo contínuo, ou seja, fazer com que a informação circule o mais rápido possível para seu destino ou uso, e não tenha que ficar armazenada em algum lugar. Então, o primeiro passo é se perguntar para quem vai esta informação e se ela realmente precisa ser armazenada. Assim, podemos ganhar agilidade e evitar o armazenamento desnecessário da informação, usando espaço no computador ou em algum local de armazenamento de dados.

Mas vamos supor que seja necessário que determinada informação ou arquivo seja guardado. Neste caso, pode-se aplicar o conceito dos 5S, explicado abaixo:

• Senso de utilização: separe os arquivos e identifique quais são necessários e desnecessários, para assim, eliminar aqueles dispensáveis.
• Senso de ordenação: organize os arquivos ou a informação de acordo com o uso. Aquilo que usamos frequentemente deve estar em local de fácil acesso e o que usamos esporadicamente deve estar devidamente ordenado.
• Senso de limpeza: manter a área limpa é uma obrigação nossa e não do pessoal de TI, devemos limpar nossa área de trabalho e os diretórios das nossas nuvens ou espaço no HD.
• Senso de padronização: organize seus arquivos de tal forma que qualquer pessoa possa encontrá-los sem muita dificuldade e sem recorrer ao buscador. Às vezes, colocamos nomes em arquivos que esquecemos, então, o buscador não os acha.
• Senso de disciplina: disciplina para não acumular arquivos desnecessários, ou até informações desnecessárias, que nunca vamos utilizar, pois se não tiver disciplina tudo voltará a ser como antes.

Aplicando estes conceitos nos arquivos e nas informações armazenadas, posso garantir que você terá mais agilidade no seu dia a dia e perderá menos tempo buscando a informação em vários lugares diferentes.

Por Alexandre Cardoso
CEO da 2blean