Sua equipe está com dificuldades nos processos das áreas administrativas?

Um dos maiores questionamentos que recebo em nossa consultoria diária está relacionado à aplicação do Lean Office nos processos administrativos. Apesar de ser amplamente divulgado que o Lean pode ser aplicado em qualquer tipo de processo, ainda existe insegurança sobre sua real aplicação, que muitas vezes acaba ficando em segundo plano. Esse foi o motivador para escrever este artigo.

Primeiro, gostaria de salientar as principais dificuldades encontradas nos ambientes administrativos:

• O processamento é de informações e não é visível;
• Maior dependência de pessoas e sistemas e menor de equipamentos;
• Tempos de realização das tarefas não são medidos e são altamente variáveis;
• Estoques de informações não são medidos;
• Retrabalhos raramente são registrados, e erros são identificados tardiamente;
• Baixo nível de padronização.

Mas diante desse cenário, o que fazer? Essa é a grande pergunta que as pessoas fazem. Para responder, vou apresentar um método de 6 passos:

1. Comece pelo propósito: um grande erro é querer implementar o lean sem ter um motivo, um problema a ser eliminado.
2. Identifique o principal processo impactado por este problema.
3. Faça um mapeamento do estado atual deste processo. Esta etapa é extremamente importante. A chave é apontar como as atividades são realmente executadas.

Utilize papel e post-its. O objetivo é identificar os desperdícios existentes em cada atividade: estoque de informações (informações paradas), superprodução (fazer mais do que a atividade seguinte pode processar), movimento desnecessário das pessoas, transporte (transferência de informações através de diversas bases de dados e sistemas), processamento desnecessário (retrabalhos), defeitos (erros que acontecem durante a execução das atividades) e espera (pessoas paradas, normalmente por estar aguardando alguma decisão ou informações enquanto outro processo está sendo executado). A chave para identificar os desperdícios é observar e mensurar os tempos de processamentos, paradas, esperas e erros de cada atividade. Durante o desenho do estado atual, analise o processo e identifique as principais causas do problema a ser eliminado.

4. Projete o estado futuro, utilizando os conceitos do Lean: fluxo contínuo, sistema puxado, nivelamento, trabalho padronizado, qualidade na fonte e acompanhamento dos indicadores através da gestão lean: reuniões diárias, semanais e mensais em cada ponto-chave.
5. Crie um plano de ação para sair do estado atual e chegar ao estado futuro.
6. Implemente as ações.

Os fatores críticos para o sucesso deste método, são:

• Querer fazer – envolvimento das pessoas;
• Disciplina;
• Medir e gerenciar os indicadores chave;
• Definir padrões para a sustentação da melhoria;
• Reconhecer as pessoas que contribuíram com a obtenção dos resultados.

Com a aplicação deste método simples, pode-se alcançar resultados expressivos como estes:

• Redução de 50% no número de atividades.
• Redução de 33% no lead time do processo.
• Eliminação de 60% do retrabalho.

Se você enfrenta problemas nos processos administrativos, sofre com retrabalhos constantes, atrasos, falta de visibilidade e não sabe como solucionar nem por onde começar, por que não aplicar esse método simples?

Se quiser mais informações a respeito, entre em contato conosco e não deixe de seguir a 2Blean para ter acesso a todo nosso conteúdo.