Você já se sentiu como se estivesse sempre apagando incêndios? Essa parece ser uma realidade comum para muitas empresas, inclusive na área fiscal. Pior ainda são as comunicações indesejadas de “protesto em cartório”, muitas vezes de valores irrisórios, causados por puro esquecimento no registro de entrada de notas fiscais ou desconhecimento.
A área fiscal é fundamental para garantir a integridade das operações dentro de qualquer empresa. Responsável por garantir o cumprimento das obrigações fiscais e legais perante os órgãos governamentais, muitas vezes se depara com situações que fogem do controle, tais como notas fiscais vencidas e erros de emissão de NF, tanto na entrada quanto na expedição. Isso resulta em retrabalho e desperdício de energia e tempo dos colaboradores, sem falar dos conflitos gerados entre departamentos. Essa realidade lhe parece familiar?
Como a legislação brasileira não é para amadores, devido à sua complexidade, a gestão tributária é um grande desafio. Gerenciar a enorme quantidade de regras fiscais, regulamentações municipais, estaduais e federais é uma tarefa complexa. Adicione a isso as diversas peculiaridades no que se refere ao cálculo de impostos, prazos de escrituração, documentos e os riscos financeiros relacionados a multas causadas por erros humanos.
Nesse sentido, a aplicação dos conceitos Lean Office torna-se fundamental para buscar uma melhor eficiência fiscal. A metodologia lean é uma filosofia de gestão que busca eliminar desperdícios, ajudar na solução de problemas e otimizar os processos administrativos para atingir a eficácia e eficiência desejadas. Originalmente desenvolvida pela Toyota na década de 1940, a filosofia lean tem sido aplicada com sucesso em muitas outras áreas, indo muito além do campo da manufatura (Lean Manufacturing), avançando para o office (administrativo), Lean Construction (construção civil), Lean Healthcare (lean em processos da área da saúde), entre outros.
Em relação à área fiscal, a aplicação dos conceitos lean pode ajudar as empresas a repensar seus processos, buscando resolver os diversos problemas que surgem no dia a dia. Entre os problemas mais comuns na área fiscal, podemos citar:
- Mudanças frequentes nas regulamentações tributárias: esta é uma grande dificuldade para as empresas manterem-se atualizadas e garantirem o cumprimento de todas as obrigações fiscais. A aplicação dos conceitos lean pode ajudar as empresas a simplificar o processo de conformidade tributária, eliminando atividades desnecessárias e otimizando o fluxo de trabalho, evitando o desperdício de tempo com retrabalhos e uso excessivo de recursos.
- Gerenciamento de documentos e informações: a área fiscal lida com um alto volume de documentos (notas fiscais, recibos, contratos e relatórios etc.), que precisam ser gerenciados para estarem em conformidade tributária, atendendo aos requisitos de compliance e auditoria. O lean pode ajudar a tornar mais claro o fluxo de entrada, processamento e arquivamento desses documentos através da aplicação do conceito de MFV (Mapeamento de Fluxo de Valor), que identifica as etapas críticas com o objetivo de garantir que o processo siga corretamente e de forma completa do início ao fim.
- Possibilidade de erros de digitação: dadas as diversas obrigações e responsabilidades que fazem parte do DNA da área fiscal, uma das abordagens do pensamento lean que pode ajudar a evitar erros é criar mecanismos poka yoke (que, em japonês, significa à prova de falhas ou defeitos), ou seja, estabelecer validações para garantir que, em determinadas situações, a atividade esteja sendo realizada da forma correta e completa, sem “transpor” a falha para a etapa seguinte.
Além dos pontos elencados acima, vale ressaltar outros desafios enfrentados pela área fiscal, tais como falta de clareza e transparência na definição de papéis e responsabilidades, falta de organização (o que pode levar a atrasos no pagamento de impostos e multas) e comunicação interna dos procedimentos fiscais junto às áreas que estão direta ou indiretamente conectadas ao fluxo das informações fiscais (o que também é um problema comum, seja com as autoridades fiscais ou mesmo entre as áreas internas).
Adotar as práticas da filosofia lean pode ajudar a área fiscal de sua empresa a se adaptar mais rapidamente às mudanças no ambiente de negócios, possibilitando a criação de uma cultura de melhoria contínua em busca de maior eficiência e eficácia em suas operações.
Se você quer saber mais, consulte nossos especialistas em Lean Office e veja como a 2BLean pode ajudá-lo a simplificar e otimizar seus processos.
Sivaldo Teodoro
Consultor Lean Office 2Blean
