Meu projeto muda toda hora: Falhas na identificação das partes interessadas podem ser o motivo

No artigo anterior, comentei um pouco sobre os principais motivos que levam os projetos a se perderem no caminho e causarem frustração ao compararmos as expectativas com a realidade. Entre os motivos citados, também mencionei que a falta de identificação das partes interessadas gera muitas mudanças no projeto.

Idealmente, as partes interessadas são identificadas durante a fase de iniciação de um projeto, mas podem ser identificadas a qualquer momento. Tão importante quanto saber quem são as pessoas envolvidas é entender qual é o nível de interesse e influência que cada uma terá sobre o projeto. Portanto, este artigo apresentará ferramentas para ajudá-lo a identificar e classificar as partes interessadas de um projeto.

Passo 1: Identifique todas as partes interessadas e colete suas informações, como e-mail, telefone etc.

A identificação das partes interessadas envolve saber quem são as pessoas que possuem:

• Interesse: alguém ou algum grupo que será afetado por decisões relacionadas a esta ação. Quais áreas e pessoas serão impactadas pelos resultados desta ação?
• Direitos legais: este projeto tem impacto em questões jurídicas? Normativas? Afeta a saúde e a segurança ocupacional?
• Direitos morais: envolvem conceitos de proteção de locais históricos, sustentabilidade ambiental e governança corporativa?
• Propriedade: quem é o responsável pela área, terreno ou maquinário? Quem são os gestores diretos dessas pessoas?
• Conhecimento especializado: são as pessoas que podem contribuir para que os objetivos do projeto sejam concluídos de forma eficaz, trazendo consigo experiência e conhecimento interno e externo à companhia.
• Contribuição: quem fornecerá recursos financeiros, recursos humanos, entre outros?

Passo 2: Matriz de poder/interesses, matriz de poder/influência ou matriz de impacto/influência.

Para construir essa matriz, é importante avaliar:

• Nível de autoridade que cada pessoa tem em relação ao seu projeto (poder).
• Nível de preocupação com os resultados do projeto (interesse).
• Capacidade de influenciar os resultados do projeto (influência).
• Capacidade de causar mudanças no planejamento ou na execução do projeto (impacto).

Figura 1: Exemplo de Matriz de Poder x Interesse

Fonte: Adaptado de VARGAS, R. Manual Prático do Plano do Projeto. Utilizando o PMBOK Guide. 5ª Edição. Brasport, 2014

Com a matriz atualizada, você será capaz de determinar o fluxo de informação que deve manter com essas pessoas, evitando assim qualquer ansiedade em relação ao andamento do projeto. Espero que tenham gostado do conteúdo.

Utilizei como referência o livro “Manual Prático do Plano do Projeto”, do Vargas. É um material muito rico para aqueles que desejam executar projetos de melhoria e evitar surpresas ao longo do caminho.

Grande abraço e conte conosco para o que precisar!