Durante um processo de transformação lean em uma empresa, foi encontrado no processo de movimentação e expedição de materiais muitos desperdícios, uma fila de veículos em torno de 8 horas aguardando o carregamento e uma equipe realizando horas extras para amenizar os atrasos de carregamento; infelizmente, este é um problema encontrado com grande frequência nos processos de recebimento, movimentação e expedição, mas que podem ser resolvidos e estabilizados aplicando os conceitos lean. Este caso ocorreu em uma empresa do setor agro: a empresa já estava em uma jornada lean de 2 anos, e esta parte do processo estava impactando moralmente no time de logística e aumentando os custos.
Com as melhorias e mudanças aplicadas, obteve-se um ganho de 75% (de 8 horas para 2 horas no processo completo de carregamento de veículos), melhorou-se a produtividade dos operadores sem aumento de quadro de pessoal e com baixo investimento, revisitando seu processo de movimentação desde a separação do material acabado (localizado na unidade produtiva para envio do armazém interno) até sua chegada ao centro de distribuição externo à fábrica (que fica a 40 quilômetros de distância do local inicial).
Devido a o armazém interno não comportar a armazenagem dos materiais produzidos, foi necessário enviar o material excedente da armazenagem interna para um armazém externo. Com isso, o volume transportado era imenso, e a quantidade de materiais era significativa; havia aproximadamente o transporte de 12 carretas com 24 toneladas cada diariamente, o que correspondia a aproximadamente 288 toneladas por dia de material transportado, sendo que cada tonelada correspondia a aproximadamente um palete de material. Uma grande quantidade de veículos ficava aguardando na entrada da empresa todos os dias, os materiais seriam carregados para serem transportados até o centro de distribuição externo. O problema nisso tudo é que da forma como era feito, levava em média cerca de oito horas para cada um dos veículos que chegava na portaria conseguir sair de lá até chegar no seu destino.
Os principais problemas encontrados foram:
- Os veículos contratados eram contratados por transporte realizado.
- O carregamento ocorria por ordem de chegada.
- Os veículos ficavam aguardando o carregamento na rua, impactando em longas filas e sem uma organização clara.
- Materiais para carregar por veículo definidos nos momentos antes do carregamento.
- Falta de processo claro de atividades envolvendo todas as etapas deste processo.
- A estrutura física de carregamento não estava alinhada às atividades realizadas pela operação.
A equipe tinha tentado realizar inúmeras melhorias, tentando aprimorar o processo, diminuir as filas, os atrasos, as horas extras, os desperdícios em geral; porém, sem uma análise profunda do que estava realmente acontecendo, tudo foi em vão, e na média necessitava de oito horas para cada carreta.
Alinhando o problema com a liderança e as expectativas do resultado deste processo, o próximo passo foi analisar cada uma das atividades com o time e entender cada uma das etapas envolvidas. Durante a análise realizada pela equipe, ficou muito claro uma série de causas, algumas listadas abaixo:
- Desconexão das atividades envolvidas entre áreas.
- Processo e etapas de documentação e atividades físicas não estavam alinhadas.
- Atrasos e falta de informações durante a realização das atividades.
- Informações incompletas impactando em paradas frequentes das atividades.
- Veículos com diferentes configurações impactando e atrasando o processo de carregamento.
- Estrutura física e equipamentos de movimentação impactando em pequenos atrasos e interrupções na sequência de atividades.
Soluções realizadas
Com o entendimento e clareza dos desperdícios e perdas no processo, foi aplicado alguns conceitos lean, destacando-se principalmente a criação de fluxo contínuo entre as etapas e processos, realizando simultaneamente o fluxo de informação com o fluxo dos materiais. Também foram analisados os equipamentos, docas, empilhadeiras disponíveis e repensado como esses conjuntos de recursos físicos podiam, alinhado à revisão de trabalho do operador, estar mais conectados e melhorar o fluxo.
As etapas envolvidas neste fluxo eram:
- Solicitação de separação do material.
- Separação e revisão da documentação.
- Preparação da carga.
- Carregamento da carga no veículo.
- Ciclo de saída do material do site para entrega no centro de distribuição externo.
- Descarga do material no centro de distribuição externo.
- Retorno do veículo do centro de distribuição externo para o site produtivo.
O treinamento do time nos conceitos lean foi crucial nesta transformação, pois facilitou que todos enxergassem as deficiências e desperdícios envolvidos, além de garantir a continuidade das mudanças e perenidade da melhoria contínua neste processo. Para assegurar a realização das atividades, foi montado um plano de mudança, com datas e responsáveis por cada ação, colocando uma lógica na sequência da implementação das ações e aumentando a participação da operação e liderança.
Para garantir uma boa gestão visual, toda a área foi demarcada e foi criado um trabalho padronizado, que é o estabelecimento de procedimentos para o trabalho dos operadores, facilitando o acompanhamento das atividades, e os desvios eram anotados e resolvidos.
A equipe entendia que além de padronizar seus trabalhos, era preciso revisar os recursos físicos e equipamentos, o que aumentou ainda mais a produtividade e mitigou os riscos de segurança. Com isso, foi possível reduzir ainda mais os problemas que não foram previstos inicialmente, o que, aliado ao apoio da liderança, foi crucial para assegurar a solidez das mudanças.
Resultados obtidos
A implementação das melhorias impactou em um ganho inicial de 47% no tempo e produtividade do processo, e isso foi obtido ao longo de aproximadamente quatro meses de trabalho, considerando que o tempo inicial do processo de carregamento demandava oito horas. Com a clareza do processo e o contínuo aprimoramento do time, foi tomada a decisão de dar mais um grande passo: realizar a contratação dos veículos alugados e dimensionados com o volume estimado, além da instalação de duas docas hidráulicas na plataforma de separação e carregamento de materiais.
Essa mudança eliminou os custos extras de movimentação encontrados anteriormente, impactando na redução do custo total do processo em mais de 66%. Com essas mudanças e os pequenos investimentos realizados, houve um salto adicional na produtividade, resultando em um ganho de mais 28% no processo. O tempo de ciclo do veículo, que antes levava oito horas desde a chegada na portaria até chegar ao seu destino, foi reduzido para apenas uma hora e vinte minutos para a separação e carga do material, chegando a um ciclo total de duas horas. Isso representa uma redução de 75% em relação ao tempo inicial.
Os resultados obtidos com as melhorias implementadas foram significativos. Além do ganho de produtividade e redução de custos, a empresa conseguiu melhorar a eficiência do processo de movimentação e carregamento de materiais, eliminando desperdícios, atrasos e horas extras. A implementação dos conceitos lean, o treinamento da equipe, a padronização das atividades e a revisão dos recursos físicos e equipamentos foram fundamentais para alcançar esses resultados.
Além disso, a criação de um fluxo contínuo entre as etapas e a melhoria na gestão visual contribuíram para uma melhor organização e planejamento do trabalho. A equipe envolvida teve participação ativa e responsabilidade nas mudanças, o que fortaleceu o comprometimento e a continuidade da melhoria contínua nesse processo.
A empresa conseguiu estabilizar o novo processo, garantindo resultados sustentáveis ao longo do tempo. A redução dos desperdícios, o aumento da eficiência e a diminuição dos custos proporcionaram benefícios não apenas para o departamento de logística, mas também para a moral da equipe e para a empresa como um todo.
Essa experiência demonstra a importância de uma abordagem lean na identificação e solução de problemas em processos de movimentação e carregamento de materiais. Ao analisar profundamente o processo, envolver a equipe, aplicar conceitos lean e promover melhorias contínuas, é possível obter resultados expressivos, aumentar a eficiência e reduzir custos de forma sustentável.
Adionil Fumagali
Consultor 2blean