Um dos grandes problemas que as empresas enfrentam na área financeira é o atraso de pagamentos. Isso ocorre por uma série de fatores:
● Fluxo de caixa insuficiente.
● Falta de organização nas atividades de entrada e análise de documentos para pagamento.
● Perda de documentos fiscais.
● Esquecimento de notas fiscais em gavetas.
● Processo de aprovação lento.
● Aprovações em excesso.
● Falta de informações para efetuar o pagamento de forma correta e completa.
Na maioria das vezes, o resultado é retrabalho, estresse e horas extras. Isso mesmo!
● Retrabalho: Toda vez que houver alguma informação faltando, o processo volta e o que vai acontecer com o pagamento? ATRASA!
● Estresse: Provoca nas pessoas o desgaste emocional e aquele sentimento de chegar ao final do dia com a sensação de que nada foi realizado. Como diz o velho ditado popular, “nadou, nadou e acabou morrendo na praia”, ou seja, completamente IMPRODUTIVO.
● Horas extras: O resultado do que chamamos de “prêmio” para os processos falhos e com retrabalhos constantes. Em outras palavras, as empresas pagam mais caro pela improdutividade; além disso, não é incomum pagar MULTAS por atrasos.
Este cenário acontece na sua empresa?
A boa notícia é que podemos resolver esses problemas aplicando os conceitos lean no processo de pagamentos. Uma das alternativas é aplicar o conceito de poka-yoke, cujo significado em japonês é “à prova de defeitos ou falhas”.
Em um de nossos clientes, realizamos o treinamento de lean office, começando pelo mapeamento do fluxo de valor e identificando as principais falhas e problemas desde a entrada de notas fiscais no recebimento até o seu efetivo pagamento. Nesse processo, envolveram-se as áreas de compras, recebimento, aprovação, área fiscal e pagamentos.
Ao vislumbrar os problemas identificados, permitiu-se que todas as pessoas que participavam do mapeamento do fluxo de valor (MFV) enxergassem os reais problemas e os impactos que suas ações causavam no final do processo.
Para resolver esses problemas, foram implementadas ações como:
● Melhorar o nível de comunicação entre as áreas.
● Implementar checklists para garantir que as notas fiscais sejam processadas de maneira 100% correta e logo na primeira vez.
● Definir acordos de nível de serviço entre áreas para que as notas fiscais cheguem à área de pagamentos com antecedência suficiente para que sejam processadas sem gerar atrasos e, consequentemente, multas ou horas extras.
Quer saber mais sobre como podemos ajudá-los na transformação de seus processos? Acesse nossa página (www.2blean.com.br) e entre em contato. Nossos consultores estão prontos para atendê-los.
Sivaldo Teodoro
Consultor Lean
