Nas minhas caminhadas pelo gemba (local onde as coisas acontecem), tenho me deparado com muitas empresas que já estão na jornada lean há algum tempo, mas as suas melhorias não se sustentam (e muitas vezes regridem), sendo necessário fazer kaizen de novo para tentar resolver o problema de vez. Você já passou por uma situação semelhante?
Algo que é muito comum é as pessoas esquecerem de padronizar o trabalho e monitorar o indicador de desempenho adequadamente ao final do kaizen. Além disso, é comum existir uma falta de conexão com o sistema de gestão lean. Para evitar que isso aconteça, recomendamos o seguinte:
1 – Crie um trabalho padronizado da atividade melhorada – o trabalho padronizado muitas vezes é negligenciado, mas ele é a base para a melhoria. Não existe kaizen sem trabalho padronizado, como já dizia Taiichi Ohno, e não existe trabalho padronizado que não possa passar por um kaizen. Ao padronizar o trabalho, criamos uma referência que permite que a liderança avalie se os operadores estão fazendo a atividade da maneira correta. Os padrões devem estar visíveis ao operador; não devemos deixar o trabalho padronizado em uma gaveta.
2 – Inclua na gestão diária o indicador de desempenho – outro ponto crucial é monitorar o indicador de desempenho dessa atividade. Para fazer isso, é importante incluir o indicador no quadro de gestão diária e, durante a reunião, monitorar o indicador para verificar se não houve retrocesso no processo. Caso o desempenho caia, devemos abrir um PDCA. Muitas vezes, você não tem a gestão diária implementada, mas esse é um bom motivo para fazê-la.
Exemplo de quadro de gestão diária
3 – Crie um sistema de gestão que conecte a iniciativa lean com a necessidade do negócio – as iniciativas lean normalmente começam desconectadas da estratégia do negócio, mas devemos fazer sempre essa conexão; caso contrário, a implementação será um fracasso. Para isso, você deve criar um sistema de gestão, geralmente composto de 1) quadros hora a hora para monitoramento do líder da operação, 2) quadro de gestão diária para que os supervisores e gerentes saibam o que aconteceu no dia anterior e ajudem os líderes a resolver os problemas e 3) reuniões de desempenho semanal ou mensal com a gerência para que os gerentes deem o suporte para os supervisores de forma escalonada. Com isso, o indicador do processo passa a ser monitorado por todos na empresa, tornando o sistema forte e consistente para não deixar que as melhorias regridam.
4 – Inclua, na caminhada pelo gemba, a revisão do novo processo – a rotina de caminhada pelo gemba está a cada dia mais popular, mas muitas vezes é realizada de forma incorreta. De maneira geral, o gerente faz sua caminhada, observa alguns pontos e faz perguntas sobre os processos de forma a identificar problemas que ele possa ajudar a resolver – esse é o papel do gerente lean. Esse processo padronizado de caminhada pelo gemba deve contemplar perguntas sobre esse novo processo que foi melhorado. Assim, cria-se uma atmosfera positiva para que as pessoas mantenham o novo processo que foi implementado ao longo do tempo.
5 – Treine as pessoas e os novos integrantes no novo processo – parece simples, mas muitas vezes não se treina as pessoas de turno distintos ou integrantes que recentemente chegaram para trabalhar no processo.
Ver artigo: Como aumentar a produtividade de funcionários recém-contratados?
É importante salientar que estou falando aqui de um treinamento verdadeiro, e não daquele que costumo chamar de “treinamento por encosto”, no qual o novo funcionário é colocado ao lado de um operador mais experiente para aprender olhando. O treinamento TWI é uma referência importante e deve ser adotado pelas empresas que estão na jornada lean para assegurar que os novos funcionários executem a atividade da maneira correta: 1 – Prepare o aprendiz; 2 – Apresente a operação; 3 – Experimente fazendo; 4 – Acompanhe. Com esse processo, a melhoria realizada não retrocede, pois está solidificada pelo treinamento utilizando do trabalho padronizado.
Espero que estas dicas te ajudem a fazer com que as melhorias não regridam na sua organização. Se precisar de ajuda em algo, conte conosco: www.2blean.com.br
Alexandre Cardoso
Presidente da 2blean
