Em função da pandemia, muitas empresas foram obrigadas a migrar seus funcionários para o Home Office, o que trouxe benefícios e dificuldades inerentes a esse novo ambiente de trabalho. Tenho prestado consultoria para algumas empresas que adotaram essa estratégia (inclusive algumas já decidiram que não haverá mais volta) e percebi que há muitos desperdícios nesse ambiente. Por esse motivo, decidi escrever este artigo.

Alguns desperdícios que identifiquei foram:

1 – Excesso de reuniões on-line – com a facilidade de marcar reuniões, principalmente porque não precisamos mais de uma sala física para isso, as pessoas têm exagerado na quantidade de reuniões agendadas. O pior é que muitas vezes não se prepara o que é necessário antecipadamente, e isso acaba gerando mais uma reunião. Quantas reuniões você tem por dia? Se tiver mais do que quatro reuniões, provavelmente não há tempo para fazer as suas atividades com qualidade.

2 – Reuniões sequenciais sem intervalo entre elas – é muito comum as pessoas marcarem reuniões de uma hora (até os aplicativos muitas vezes sugerem esse intervalo como padrão). Assim, as pessoas marcam suas reuniões de forma encavalada: às 9h, às 10h, às 11h etc. Como resultado, as pessoas não conseguem se preparar para verdadeiramente contribuir nas reuniões.

3 – Excesso de pessoas na reunião – como agora está fácil marcar reuniões e não há limite de espaço físico, as pessoas marcam reuniões com até 30 pessoas. Acreditem, isso está ocorrendo porque o gestor às vezes não quer ter o trabalho de repassar informações aos subordinados, então resolve chamar todos para a reunião gerencial. Como resultado, é bem comum as pessoas não ligarem a câmera, pois isso pode denunciar que elas não estão participando efetivamente da reunião.

4 – Interrupção do trabalho ao longo do dia – este tema é muito comum e acontece inclusive comigo. Muitas vezes, por exemplo, quando você está trabalhando, sua esposa pode pedir para você ir ao açougue ou fazer alguma coisa relacionada aos afazeres domésticos. Esse desperdício acaba gerando o que chamamos de setup mental, que é quando você tem que parar um raciocínio e retomar após alguns minutos, tendo que começar tudo de novo.

5 – Realização de atividades além do horário – este para mim é o pior de todos, pois você acaba usando o tempo em que deveria estar com a família para fazer uma atividade do trabalho. As consequências são graves, podendo aumentar o estresse e o cansaço. Este desperdício é uma consequência natural dos dois primeiros desta lista.

6 – Ausência de descanso durante a jornada de trabalho – quando estamos no escritório, fazemos aquela parada para o cafezinho com um amigo. Contamos piadas, falamos das futilidades e nos relacionamos. Indiretamente, isso desestressa a pressão durante o expediente. No Home Office, isso não acontece, e passamos o tempo tão compenetrados que não conseguimos sequer tomar um café (às vezes, nem almoçamos). Esta é mais uma consequência dos dois primeiros desperdícios.

Bom, não basta apenas identificar os desperdícios. É preciso tomar ação para eliminá-los ou reduzi-los. Por isso, segue abaixo algumas dicas de como eliminar ou diminuir cada um desses desperdícios. Afinal, é isso que aprendemos com a gestão lean:

1 – Excesso de reuniões on-line – para evitar este desperdício, faça um plano de trabalho com um limite de reuniões diárias, combinando com sua gerência ou até diretoria. Bloqueie sua agenda com alguns intervalos em que não seja possível marcar reuniões. Assim, você terá condições de contribuir melhor durante as reuniões.

2 – Reuniões sequenciais sem intervalo entre elas – crie uma nova regra na sua empresa: agende reuniões de 45 minutos ao invés de 1 hora. Combine com todos para que eles possam ter tempo de se preparar para as reuniões.

3 – Excesso de pessoas na reunião – vale a pena refletir se realmente todos que você vai convocar vão contribuir para o problema que será discutido. Quando você for convocado, pergunte se realmente sua presença é fundamental (e pergunte também qual é o objetivo da reunião, que dados precisa levar, qual é o resultado esperado etc.). Assim, você poderá dizer se não precisa participar ou se realmente precisa estar presente naquela reunião.

4 – Interrupção do trabalho ao longo do dia – combine com sua família quando irá fazer os afazeres do lar (no horário de almoço, após o expediente, nos intervalos etc.). Deixe claro que, apesar de você estar em casa, você tem atividades do trabalho para fazer. Você só conseguirá fazer isso se tiver feito as recomendações anteriores.

5 – Realização de atividades além do horário – esta é a mais difícil no meu entendimento, pois queremos entregar nossas atividades dentro do prazo. Entretanto, se não colocarmos limites, acabamos nos prejudicando. Costumo dizer que, se você fizer a atividade entre às 17h e às 22h, alguém irá vê-la? Ou só irão ver na manhã seguinte? Na maioria das vezes, as pessoas verão o seu trabalho no dia seguinte! Há algumas pessoas que sofrem de insônia e ficam respondendo e-mails de madrugada, mas não se baseie nelas, nem que seja seu chefe! Coloque limites e dê prazos realistas, considerando que você precisa descansar e curtir sua família.

6 – Ausência de descanso durante a jornada de trabalho – este ponto é fundamental para que você tenha uma ótima produtividade. Reserve um intervalo de 10 minutos a cada 2 horas. Há pesquisas que dizem que esses intervalos ajudam a aumentar sua produtividade em até 10%! Quando for almoçar, desligue o celular e faça pausas reais.

Espero que estas dicas o ajudem a ter um dia de trabalho mais produtivo e saudável. Nós, da 2blean, temos o propósito de fazer as pessoas felizes, e parte disso é possibilitar que ela possa ter uma vida plena no trabalho e com a família. Se precisar de ajuda, conte conosco: 2BLean Consutoria e Treinamento

Alexandre Cardoso
Presidente da 2blean