Um dos maiores questionamentos que recebo em nossa consultoria diária está relacionado à aplicação do Lean Office nos processos administrativos. Apesar de ser amplamente divulgado que o Lean pode ser aplicado em qualquer tipo de processo, ainda existe insegurança sobre sua real aplicação, que muitas vezes acaba ficando em segundo plano. Esse foi o motivador para escrever este artigo.
Primeiro, gostaria de salientar as principais dificuldades encontradas nos ambientes administrativos:
- O processamento é de informações e não é visível;
- Maior dependência de pessoas e sistemas e menor de equipamentos;
- Tempos de realização das tarefas não são medidos e são altamente variáveis;
- Estoques de informações não são medidos;
- Retrabalhos raramente são registrados, e erros são identificados tardiamente;
- Baixo nível de padronização.
Mas diante desse cenário, o que fazer? Essa é a grande pergunta que as pessoas fazem. Para responder, vou apresentar um método de 6 passos:
- Comece pelo propósito: um grande erro é querer implementar o lean sem ter um motivo, um problema a ser eliminado.
- Identifique o principal processo impactado por este problema.
- Faça um mapeamento do estado atual deste processo. Esta etapa é extremamente importante. A chave é apontar como as atividades são realmente executadas.
Utilize papel e post-its. O objetivo é identificar os desperdícios existentes em cada atividade: estoque de informações (informações paradas), superprodução (fazer mais do que a atividade seguinte pode processar), movimento desnecessário das pessoas, transporte (transferência de informações através de diversas bases de dados e sistemas), processamento desnecessário (retrabalhos), defeitos (erros que acontecem durante a execução das atividades) e espera (pessoas paradas, normalmente por estar aguardando alguma decisão ou informações enquanto outro processo está sendo executado). A chave para identificar os desperdícios é observar e mensurar os tempos de processamentos, paradas, esperas e erros de cada atividade. Durante o desenho do estado atual, analise o processo e identifique as principais causas do problema a ser eliminado.
- Projete o estado futuro, utilizando os conceitos do Lean: fluxo contínuo, sistema puxado, nivelamento, trabalho padronizado, qualidade na fonte e acompanhamento dos indicadores através da gestão lean: reuniões diárias, semanais e mensais em cada ponto-chave.
- Crie um plano de ação para sair do estado atual e chegar ao estado futuro.
- Implemente as ações.
Os fatores críticos para o sucesso deste método, são:
- Querer fazer – envolvimento das pessoas;
- Disciplina;
- Medir e gerenciar os indicadores chave;
- Definir padrões para a sustentação da melhoria;
- Reconhecer as pessoas que contribuíram com a obtenção dos resultados.
Com a aplicação deste método simples, pode-se alcançar resultados expressivos como estes:
- Redução de 50% no número de atividades.
- Redução de 33% no lead time do processo.
- Eliminação de 60% do retrabalho.
Se você enfrenta problemas nos processos administrativos, sofre com retrabalhos constantes, atrasos, falta de visibilidade e não sabe como solucionar nem por onde começar, por que não aplicar esse método simples?
Se quiser mais informações a respeito, entre em contato conosco e não deixe de seguir a 2Blean para ter acesso a todo nosso conteúdo.
Por Walter Cruz
Consultor Sênior da 2Blean Consultoria e Treinamento