Você sabe quais são os desperdícios no fluxo de informação? Em qualquer organização, a eficiência do fluxo de informação desempenha um papel crucial no sucesso operacional. Assim como no processo de fabricação, onde o conceito dos 7 desperdícios foi introduzido pela primeira vez através do Sistema Toyota de Produção, pelo lendário Taiichi Ohno, no contexto do fluxo de informação, também podemos identificar os desperdícios que prejudicam a produtividade e a eficácia organizacional nos processos administrativos.
Mas quais são os 7 desperdícios, muitas vezes invisíveis, que podemos chamar de vilões para a produtividade nos fluxos administrativos? Na figura abaixo, podemos observar cada um deles:
- Desperdício de espaço – redigitação e sistemas duplicados
A falta de um sistema eficiente de organização de dados e informações pode levar a desperdícios significativos de tempo e retrabalho, pois os funcionários precisam procurar informações relevantes para realizar suas tarefas. Isso pode resultar em atrasos em projetos e decisões tomadas com base em informações desatualizadas ou imprecisas.
- Desperdício de transferências entre diferentes bases de dados
Comunicações redundantes, seja por meio de múltiplos e-mails sobre o mesmo assunto (o famoso “reply to all”) ou mesmo baixar relatórios de ERP para trabalhar as informações em planilhas eletrônicas, resultam em desperdício de tempo e esforço.
- Desperdício de excesso de informação e tarefa
O envio de informações excessivas ou irrelevantes pode sobrecarregar os destinatários e dificultar a identificação das informações críticas. Isso não apenas desperdiça tempo, mas também pode levar a erros, pois os destinatários podem perder informações importantes no meio do ruído.
- Desperdício de tempos de espera – pessoas aguardando informação.
Quando a comunicação é falha ou inadequada, os funcionários podem ficar desinformados sobre mudanças importantes, metas organizacionais ou mesmo sobre o impacto de seu trabalho. Isso pode levar a perda de tempo na busca de informações importantes para a execução de suas atividades.
- Desperdício de reparos e falhas
É muito comum haver excesso de retrabalho por conta de informações incompletas ou falhas no desenvolvimento das atividades. O resultado é o desperdício de tempo por conta de retrabalhos e atrasos na entrega das atividades nos prazos acordados.
- Desperdício de tempos de deslocamento
Os deslocamentos entre áreas são considerados desperdícios, e ocorrem por falta de processos bem definidos e falta de clareza na execução das atividades. Quando não há um ciclo claro de feedback e aprendizado, as organizações perdem a oportunidade de identificar e corrigir problemas no fluxo de informação. Isso perpetua ineficiências e impede o crescimento e o desenvolvimento contínuos.
- Desperdício de estoques
Toda informação ou ação que está aguardando uma decisão, aprovação ou mesmo um direcionamento significa que o fluxo parou. Está estocado em uma mesa, gaveta ou mesmo na sua caixa de entrada. E se for o cliente esperando?
E a grande questão é: Como podemos enxergar os desperdícios que atrapalham a nossa produtividade no dia a dia? A dica é fazermos um mapa de fluxo de valor para identificar os principais gargalos e problemas de tempos de espera no processo. Cada atividade deve ser questionada, avaliada e desafiada a buscar novas formas de fazer o certo e da primeira vez.
Para saber mais sobre como tratar cada desperdício nos processos administrativos, continue nos acompanhando nas redes sociais, que em breve traremos um conjunto de artigos sobre cada um dos 7 desperdícios.
Por Sivaldo Teodoro
Consultor Lean
