As reuniões em sua empresa são demoradas e improdutivas? Veja como torná-las mais eficientes!

A aplicação do lean em processos administrativos tem crescido muito nos últimos anos.

Ao longo de minha experiência como consultor, pude observar que um dos desperdícios mais comuns é o 8º desperdício (intelectual), ou seja, o mau aproveitamento do tempo das pessoas.

Após analisar vários processos, foi possível constatar que a causa mais importante desse desperdício está ligada ao alto percentual de não agregação de valor das reuniões (em média, 60% do tempo gasto).

Isso me motivou a escrever este artigo, no qual vou apresentar algumas boas práticas que foram aplicadas em empresas com as quais trabalhei.

Principais problemas observados:

● Reuniões não necessárias.

● Falta de planejamento.

● Convocações mal elaboradas.

● Falta de uma agenda.

● Tempo mal dimensionado.

● Tema da reunião vago.

Com base nesses problemas, vou apresentar a seguir algumas contramedidas/práticas de fácil aplicação adotadas em algumas empresas, que abordam cada um desses problemas e que, quando aplicadas, trazem um ganho significativo.

Boas práticas

1. Definições do solicitante: Antes de tudo, certifique-se se realmente a reunião é necessária. Se possível, substitua-a por um e-mail ou compartilhamento virtual de informações.

2. Tipo de reunião: Existem 3 tipos de reuniões: informativa, deliberativa (tomada de decisão) e participativa (acompanhamento, criação ou brainstorming).

3. Objetivo da reunião: Está ligado ao tipo de reunião. Se for informativa, descreva o que será informado; se for de tomada de decisão, defina quais serão as entregas.

4. Duração da reunião: Sugira que não seja maior que 2 horas. Se for maior, dê um intervalo de 10 a 15 minutos a cada 2 horas.

5. Participantes: Defina apenas quem é realmente necessário e inclua o papel e a responsabilidade de cada participante. Eleja um tomador de tempo.

6. Agenda: Crie um roteiro da reunião com responsáveis e tempo de duração.

7. Entregáveis da reunião: Defina claramente o que se espera ter ao final da reunião.

8. Pré-trabalho: Se houver necessidade, principalmente em reuniões deliberativas e participativas, levante dados ou informações antecipadamente. Especifique claramente o que precisa ser feito e dê um prazo adequado para execução. Sugira entrar em contato com as pessoas antecipadamente.

Com essas 8 definições, será possível emitir a convocação. Abaixo, segue um exemplo de convocação:

Reunião: Presencial, deliberativa, para retomar a meta de nível de serviço aos clientes.

Data: 10/09/23

Horário: 10:00 às 12:00

Local: Sala de Reuniões B5

Convocados: R. Pereira (Vendas); J. Gomes (Planejamento); L. Barbosa (Logística); P. Ribeiro (Produção); G. Lima (Qualidade)

Descrição: Nos últimos 3 meses, tivemos um nível de serviço abaixo da meta, que é 98% (junho: 89%, julho: 93%, agosto: 92%).

A entrega esperada para a reunião são ações para a retomada do nível de serviço de 98% a partir de novembro, com valores evolutivos, a serem definidos na reunião em setembro e outubro.

Agenda:

10:00 às 10:15 – apresentação de planejamento, com o Pareto dos principais produtos abaixo da meta de nível serviço, e valores nos últimos 3 meses – Resp. J. Gomes.

10:15 às 10:30 – apresentação de vendas com os clientes mais impactados e vendas acima e abaixo do previsto, por produto e quantidade nos últimos 3 meses – Resp. R. Pereira.

10:30 às 10:40 – apresentação de logística com os principais desvios na operação, nos últimos 3 meses por cliente e produto, e quantidade impactada – Resp. L. Barbosa.

10:40 às 10:50 – apresentação de produção com os principais desvios de planejado x realizado por linha/produto/quantidade nos últimos 3 meses – Resp. P. Ribeiro.

10:50 às 11:00 – apresentação de qualidade com os principais desvios de qualidade nos últimos 3 meses por produto/tipo de desvio e quantidade – Resp. G. Lima.

11:00 às 11:40 – análise de causa/efeito, identificação de causa raiz e contramedidas – Resp. M. Freitas (moderador).

11:40 às 11:50 – definição das principais ações/metas evolutivas para setembro e outubro/responsáveis e prazo – Resp. M. Freitas.

11:50 às 12:00 – encerramento – Resp. M. Freitas.

Tomador de tempo: G. Lima (responsável pelo controle do atendimento à agenda estabelecida).

As informações de cada apresentação deverão ser compartilhadas com todos os participantes até o final do dia 8/9/23.

Att,

M. Freitas – Operações

2/9/23

A seguir, vamos apresentar 2 tipos de reuniões que consideramos desnecessárias:

1. Reunião de status do projeto

Para substituir essa reunião, crie um formulário no SharePoint com atualizações frequentes de cada participante. O líder do projeto deve garantir a constante atualização das informações e convocar a reunião somente em casos de efetiva necessidade.

2. Reunião para transferir informações ou dados

Essa reunião pode ser perfeitamente substituída por e-mail ou uma página no SharePoint para que as pessoas possam ver as informações, registrar a leitura e comentar. Dessa forma, cada um pode escolher o melhor momento para realizar essa tarefa.

Para finalizar, gostaria de acrescentar uma prática importante que as empresas mais organizadas adotam: ter uma agenda mensal padronizada, na qual são estabelecidos certos períodos críticos do mês onde não são permitidas reuniões.

Além disso, definir dias para cada semana do mês destinados a eventos importantes, como reuniões de S&OP, reuniões de comitê (diretoria), reunião de resultados, horários para a visita ao gemba etc. e calendário padrão de eventos/reuniões frequentes.

Dessa forma, é possível eliminar muitos conflitos de agenda entre as áreas, que ocorrem com muita frequência.

Aplicando essas boas práticas, observei um ganho médio entre 30 a 50% do tempo gasto em reuniões.

Se você tem esse tipo de problema em sua empresa, o que achou?

Está na hora de eliminar esse desperdício?

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