Os processos administrativos das empresas se tornam muito lentos porque há muito retrabalho, espera, excesso de aprovações, entre outros desperdícios, e o que é incrível é que as pessoas muitas vezes não enxergam esses desperdícios; sem enxergar, não conseguem eliminá-los.
Para ganhar agilidade nesses processos, é necessário desenhar o fluxo de valor atual, que é diferente do fluxograma do processo: o fluxo de valor tem uma diferença muito grande e permite ver os desperdícios entre as etapas, enquanto o fluxograma não mostra isso.
O mapeamento do fluxo de valor permite medir os tempos de espera através do TE (tempo de espera) e mede as interrupções do trabalho através do TI (tempo de interrupção), aquele momento em que toca o telefone ou entra um pedido urgente, atrapalhando seu trabalho.
Mostra também o retrabalho através do CC (completo e correto), ou seja, você recebeu a informação completa para realizar a sua tarefa? Se não a recebeu, isso significa que você terá que pedir a informação para outra pessoa. Ah, e tem também o tempo de processamento (TP), que é o tempo para realizar a atividade caso não haja interrupção. Tudo isso é representado de forma visual na caixa de dados, então você consegue enxergar onde estão os desperdícios e as oportunidades de melhoria e representar a atividade em si e quem a realiza, como no exemplo da figura.
A caixa de processos é aquela onde colocamos a atividade que é realizada, quem realiza a atividade e como realizá-la. Ele fica sobre a caixa de dados, conforme mostrado abaixo.
Figura da caixa de processo e os indicadores
Há um outro ponto importante: algumas empresas ficam pressionando para que as pessoas façam suas atividades mais rapidamente, mas essa não é a melhor estratégia, pois as maiores esperas estão entre as atividades, e não nas atividades em si. Por exemplo, muitas vezes a pessoa faz uma requisição de compras em apenas cinco minutos. Depois, passa para o chefe assinar, mas ele não está disponível, e a assinatura, que levaria apenas alguns segundos (ou um apertar de botão), demora horas ou às vezes dias pelo simples fato de o chefe não estar disponível no momento certo. Aí está o desperdício, e devemos perguntar o que podemos fazer para ter mais agilidade e eliminar essa espera, e não acelerar a atividade de elaboração do pedido de compra.
Bom, então o primeiro passo para melhorar o processo administrativo é desenhar o fluxo de valor atual, e isso deve ser feito em equipe, com todos que participam do processo. Assim, devemos apontar todos os problemas que ocorrem para que possamos melhorar o processo como um todo.
O segundo passo é desenvolver o estado futuro aplicando as seguintes etapas:
1 – Quais são os requisitos do cliente? – defina o que deseja o cliente do processo selecionado (por exemplo, mais agilidade na elaboração de um projeto ou agilidade na emissão de um pedido etc.).
2 – Dividir o fluxo de valor em blocos – divida em blocos para facilitar enxergar as entregas entre as áreas e processos e os desperdícios, pois isso vai facilitar na hora de aplicar os conceitos lean no processo.
Figura da divisão em blocos
3 – Identificar os requisitos de cada bloco – requisitos são aquilo de que o processo seguinte precisa para fazer sua atividade (por exemplo, uma ficha de cadastro de fornecedor preenchida completa e corretamente).
4 – Aplicar o fluxo contínuo nos processos – identifique onde é possível aplicar o fluxo contínuo, através do conceito “fazer um, mover um”, ou seja, como podemos eliminar as esperas entre os processos? Podemos criar uma célula administrativa?
Essas são as dicas iniciais para você que quer melhorar o processo administrativo. No próximo artigo, continuaremos nossa jornada para conseguir mais agilidade no processo administrativo.
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Alexandre Cardoso
Presidente da 2blean
