Entre os sete desperdícios, neste artigo discorrerei sobre o desperdício de defeito (e correção), que detalhando melhor, seria receber e gerar informação incompleta ou faltante, bem como a ausência de equipamentos. Para processos médicos, os erros incluem o atendimento equivocado aos pacientes, execução inadequada dos procedimentos ou faturamento incorreto. De qualquer forma, esse desperdício de tempo gera a necessidade de retrabalho, sendo indispensável corrigir esse processo ou atividade para garantir que a situação seja tratada adequadamente. Tal circunstância exigiria mais pessoas e mais tempo, muitas vezes atrasando a entrega do resultado. Isso significa que esse desperdício causa transtornos enormes para o cliente ou para o processo seguinte, além de representar um custo significativo para a empresa. Além disso, pode-se dizer que quanto mais demora para resolver ou quanto mais demorada for a detecção desse erro, maior será o custo de correção, apresentando um impacto exponencial que pode até afetar a imagem da empresa.
Para facilitar a identificação e correção desse desperdício, vamos descrever as etapas para ajudar na sua descoberta.
- Mapeamento do processo
O caso descrito abaixo está relacionado a um processo de compras internacionais e estava impactando na chegada de produtos diferentes do requisitado pelo cliente, nos retrabalhos e no aumento do lead time. Para isso, o passo inicial para entender o processo foi realizar o mapeamento do fluxo de valor, onde foram identificados desperdícios ao longo de todo o fluxo.
Durante a compra do produto, o usuário preenchia uma série de informações e detalhes do item a ser comprado. No entanto, durante a transferência da requisição para o cliente, ocorria uma mudança de plataforma de dados eletrônicos. Nesse momento de transição entre bases de dados, foi identificado que ocorria um problema que impactava na sequência de atividades ao longo do fluxo.
- Identificação do defeito
O time fez uma análise minuciosa do fluxo de dados e notou que grande parte dos pedidos de compra realizados necessitavam de retrabalho ou ajustes durante essa mudança de base de dados. Assim, foi verificado que, durante o momento de transição de base, havia uma perda de dados cruciais no detalhamento do produto, os quais não eram transferidos para o cliente, seguindo somente uma parte inicial das informações do produto requisitado. O encaminhamento era realizado por uma empresa terceirizada e ficava alocada em outra cidade, o que dificultava a detecção e compreensão desse defeito.
- Realização da análise da causa
Para entender melhor esse problema, foi convocada a participação da equipe de TI. Durante a apresentação do problema e análise das plataformas de dados, identificou-se que a base de dados inicial apresentava campo para 200 letras, mas a segunda base de dados que recebia essa informação tinha uma restrição de apenas 40 letras. Sendo assim, nessa migração automática entre ambas as bases, perdia-se a sequência de detalhes necessários para a compra.
- Estado futuro
O time, em alinhamento com a equipe de TI, identificou que esse campo anterior tinha restrições sistêmicas para aumentar a quantidade de 40 letras. No entanto, foi encontrado outro campo na segunda base de dados, que não estava sendo utilizado e que permitia digitar até 180 letras. Assim, foi realizada uma mudança na migração de base de dados e sanado esse problema.
- Resultado
Após esse ajuste, o resultado foi imediato, e o processo obteve um ganho significativo em relação a erros, desperdícios e retrabalhos, reduzindo o lead time, eliminando erros e melhorando o atendimento de compras da fábrica. Esse problema impactava em novas despesas, contatos extras e muito tempo gasto em correções, além de muitas vezes impactar em novas despesas de transporte.
A dica para lidar com esse desperdício é entender detalhadamente quando ocorre e encontrar e tratar a causa raiz. Sendo assim, é importante ressaltar que resolvendo esse desperdício, imediatamente esse tempo de correção/ajuste é eliminado e transformado em valor agregado.
Conte com nossa equipe e experiência para entender, detectar e melhorar os seus processos.
Por Adionil Fumagali
Gerente Sênior Lean
