Trabalhando com o lean, temos uma sistemática de trabalho que visa ajudar as organizações a identificar e eliminar desperdícios. Através do mapeamento do fluxo de valor (MFV), identificamos os problemas que ocorrem nos processos e estimulamos o desenvolvimento de oportunidades de melhoria, conhecidas como kaizen. Com uma lista de kaizens em mãos, realizamos uma classificação com base no nível de esforço versus impacto, priorizando as ações e estimulando a criação de um plano de ação.
No entanto, temos observado que, apesar de muitos profissionais terem clareza sobre o que precisa ser feito, enfrentamos dificuldades na execução das melhorias. Isso ocorre devido a diversos fatores, e listaremos alguns para que você esteja atento(a) ao realizar projetos de melhoria em sua organização.
- Ausência de um líder com influência legítima (top down)
Para falar sobre influência legítima, é importante revisar o conceito de “bases de poder”, ou seja, as formas pelas quais um indivíduo ou grupo pode influenciar o comportamento de outros. Raven (1965) classifica o poder social em diferentes bases, e uma delas é o poder de legitimidade, que se refere à influência que um líder exerce sobre seus liderados com base no reconhecimento de que ele tem o direito de exercer tal poder.
Portanto, as pessoas responsáveis pela execução das ações precisam receber uma orientação clara por parte de seus superiores de que essas ações são importantes e devem ser realizadas. Caso contrário, é provável que continuem focando em “apagar incêndios”, tentar soluções temporárias e continuar lidando com desperdícios. Afinal, estamos no início de nossa jornada lean! Tenha paciência com seus liderados, mas esteja presente, orientando-os.
- Delegar projetos para líderes indiretos e não comunicar essa autoridade a todos os envolvidos (stakeholders)
O termo “stakeholders” é utilizado para descrever TODAS as pessoas que possuem algum tipo de influência ou impacto no projeto. É comum subdividir os kaizens para que sejam executados por pequenos grupos, nos quais uma pessoa sem influência legítima assume a liderança do kaizen. Isso é ótimo em termos de motivação, desde que a pessoa esteja engajada na missão. No entanto, muitos kaizens fracassam porque essa pessoa não consegue assumir seu papel de líder, e a causa raiz muitas vezes está na falta de comunicação eficaz com todos os stakeholders, informando-os sobre a autoridade concedida a essa pessoa.
Novamente, enfatizo que esse problema ocorrerá porque estamos no início de nossa jornada lean! Quando a mentalidade lean for disseminada por toda a organização, a tendência é que todos estejam alinhados com o mesmo propósito: agregar valor ao nosso cliente.
- Comunicação ineficaz
Segundo o PMI (Project Management Institute), cerca de 64% dos problemas enfrentados durante a execução de projetos estão relacionados à comunicação. Essas falhas podem ocorrer desde a escolha inadequada dos meios de comunicação (e-mail, WhatsApp, telefone, pessoalmente) até a falta de identificação adequada de todos os envolvidos (stakeholders). A falta de identificação dos stakeholders é a principal causa de problemas de comunicação; por isso, é fundamental considerar o fluxo de valor e envolver representantes das diferentes áreas/setores no processo de mapeamento.
Alerta: É importante ressaltar que a falha na identificação das partes interessadas pode gerar várias mudanças nos projetos. Idealmente, as pessoas (stakeholders) devem ser identificadas durante a fase de iniciação do projeto, mas também podem ser identificadas e comunicadas em qualquer momento do projeto.
Além disso, é evidente que a comunicação e a liderança desempenham papéis importantes na direção dos projetos kaizen. Portanto, é essencial prestar atenção a esses aspectos para evitar falhas durante a execução.
Gostaríamos também de convidá-lo a compartilhar sua experiência conosco: você identifica outros problemas na execução de projetos kaizen? Conte-nos mais sobre isso.
Bruno Alves
Consultor 2blean
