Fazer um plano de ação não é muito difícil, o que é difícil é cumprir os prazos acordados, após desenhar o estado futuro do seu processo você tem que fazer um plano de ação para implementar as melhorias que você projetou. Há muitas dificuldades para implementar a gestão lean, e uma delas é como fazer um bom plano, segue algumas dicas de como fazer um bom plano:

1 – Planeje a partir de entregas – antes de definir as tarefas defina as entregas e quando você quer as mesmas prontas, a entrega é aquilo que você espera no final da realização das tarefas, por exemplo sistema puxado funcionando, célula funcionando, etc.

2 – Seja realista com os prazos – a maioria das pessoas dá um prazo antes de avaliar as demandas que já tem, e muito menos as dificuldades que podem acontecer ao longo do trabalho, para dar um prazo estime quantas horas serão necessárias para fazer a tarefa e veja como estão as demandas que você já tem, não dê uma data que você não pode cumprir, seja realista.

3 – Considere todas as variáveis – quando estiver fazendo o plano verifique o que pode dar errado, qual é o prazo para comprar alguma coisa que você vai usar, se tiver uma auditoria ao longo da realização do plano, suas férias, treinamentos, outras iniciativas da empresa, etc…

4 – Apenas um responsável por ação – cada ação deve ter apenas um responsável, mesmo que ela seja realizada por 2 pessoas ou mais, uma delas tem que ser o responsável. O responsável não é o que faz a atividade, é aquele que faz a atividade acontecer, coordenando as atividades de outras pessoas ou fazendo follow-up.

5 – Coloque data de início e fim de cada ação – na maioria das vezes as pessoas só colocam a data final e não colocam a inicial, colocar a data inicial é fundamental para que você possa verificar a evolução da tarefa, se a pessoa prometeu uma tarefa para daqui a 10 dias, e já passou 2 dias e a pessoa nem começou ela já perdeu 20% do tempo, o sinal de alerta tem que ser levantado antes que chegue na data final e não entregue a tarefa.

6 – Seja visual no cronograma – coloque uma gestão visual no cronograma, ao invés de colocar apenas a data de início e fim, coloque uma barra do início ao fim, dessa forma fica mais fácil ver e acompanhar o progresso da tarefa, assim você pode ver facilmente o progresso.

7 – Acompanhe com frequência – para garantir a implementação faça um acompanhamento com frequência mínima de uma vez por semana, dessa forma você coloca ritmo na implementação, pois quanto mais frequentemente você acompanha, mais as pessoas se dedicam para entregar as tarefas.

8 – Não altere as datas – o grande desafio da implementação é garantir que a data final não seja alterada, e para que isto aconteça é importante que sejam dedicados recursos para a realização das tarefas, ou seja se houver atraso durante a realização das atividades deve se adicionar recursos para ajudar as pessoas a garantir que as entregas sejam realizadas conforme o plano.

Um bom plano tem que ser elaborado em conjunto com a equipe seguindo as recomendações acima, mas só planejar não resolve é fundamental implementar, e isto gera trabalho adicional para as pessoas num primeiro momento, que no futuro será revertido em menos trabalho e mais eficiência.

Alexandre Cardoso
Novembro 2016