Ao conversar com líderes de empresas, tenho percebido que muitos deles estão muito atarefados resolvendo urgências e muitas vezes sem tempo para a família inclusive. Os líderes devem ter tempo para desenvolver pessoas e se desenvolver, além das atividades do dia a dia, então como encaixar essas atividades diariamente?

Vamos ver aqui algumas dicas para que você possa se organizar melhor e melhorar seu desempenho, tornando-se mais produtivo; usaremos aqui o conceito de PDCA (Plan, Do, Check e Act – Planejar, Fazer, Verificar e Agir):

Para se obter ganho de produtividade, é necessário planejar bem o seu dia. Afinal, trabalhar mais horas não significa ser produtivo; ser produtivo é produzir mais em menos tempo. Por isso, veja as dicas abaixo:

1 – Defina um trabalho padronizado para sua agenda – padronizar a agenda significa estabelecer horários para aquelas atividades que são repetitivas, como ler emails (por incrível que pareça, ler emails é uma atividade que consome muito tempo, então agende um horário para fazer isso – o email é um dos maiores ladrões de tempo que existem), mas também agende horários para o desenvolvimento de pessoas e para seu autoconhecimento. Ao contrário do que as pessoas pensam, padronizar significa ter 80% da sua agenda já definida para aquilo que é repetitivo. Comece com um padrão para a semana e depois avalie se deve expandir para o mês.

Exemplo de agenda padronizada

2 – Defina blocos para aquilo que é importante – definir tempos para aquilo que realmente importa é fundamental para aumentar sua produtividade. Feche a agenda com esses blocos e não permita que agendem atividades nesses períodos; saiba dizer não, dando outras possibilidades para a pessoa que quer agendar algo contigo.

3 – Liste as tarefas que você tem que fazer no dia – aqui é onde você começa sua organização, definindo as tarefas: liste tudo, inclusive coisas pessoais, para que possa se programar para fazê-las. Aqui também é importante listar reuniões que já estão agendadas, pois elas tomam tempo do seu dia também e fazem parte do trabalho. Lembre-se: “o que não é visto não é lembrado”.

4 – Defina o que é importante e o que é urgente – esta é uma tarefa muito importante, pois é aqui que você vai definir o que vai fazer com foco e dedicação; tarefas importantes são aquelas que contribuem com algo maior, seu propósito ou da sua empresa, seu desenvolvimento pessoal, o desenvolvimento de outra pessoa e os objetivos estratégicos da empresa. As tarefas urgentes são aquelas que, se você não fizer, pode afetar um cliente ou paralisar um processo. Entretanto, lembre-se de ter uma contramedida para evitar que esta urgência seja recorrente; isso é fundamental para otimizar seu tempo.

5 – Eleja três atividades para fazer no dia – priorize o que é importante e selecione três para fazer ao longo do dia. Quando falo isso, as pessoas me perguntam: e o que faço com as outras coisas? Você vai se planejar para fazê-las, inclusive passando essas atividades para outro dia; afinal, você tem um limite de horas no seu dia e muitas vezes não consegue fazer tudo no dia. Outro ponto é que quando priorizamos três atividades e ao final do dia conseguimos fazê-las, dá uma sensação de missão cumprida, e isso é muito importante. Comemore quando conseguir fazer essas atividades.

6 – Gere blocos de trabalho para o que é importante – aqui é onde as tarefas se transformam em compromissos na sua agenda: tenha em mente que, para fazer as atividades, você precisa de tempo e que tudo consome tempo; o que você não planeja você não executa. Tenha tempo para o que realmente é importante e não apenas para o que é urgente. Como o lean prega, trabalhe em pequenos lotes, sem planejar lotes grandes de horários, pois isso pode te sobrecarregar.

7 – Comece o seu dia de maneira focada – manter o foco ao longo da realização de uma atividade é fundamental para o sucesso; desligue as notificações do email, coloque que você está ocupado ou inacessível no Teams e silencie o celular, pois tudo isso interrompe seu raciocínio e leva a um setup mental, o que prejudica seu desempenho.

8 – Evite interrupções – vá para uma sala isolada para fazer as atividades; muitas vezes, somos interrompidos por pequenas conversas. Outro ponto é saber dizer “não”, deixando claro que você tem outras atividades e negociando o prazo de entrega das atividades. Elabore procedimentos para que as pessoas possam realizar atividades, delegando-as a seus subordinados. Negocie os prazos.

9 – Realize o hansei (autorreflexão) – o hansei é um momento importante de ser realizado ao final do dia; pense: o que deu certo? O que deu errado? O que aprendemos com os erros? O que vamos fazer diferente com este aprendizado? São pontos que vão ajudá-lo a refletir sobre seu desempenho. Comemore quando fizer algo que deu certo e aprimore o que deu errado para evitar erros.

10 – Faça ajustes para o dia seguinte – aqui é onde você ajusta tudo o que vai fazer no dia seguinte; é o ponto mais difícil, pois não gostamos de constatar que fizemos algo errado ou que saiu do nosso planejamento. Contudo, tenha certeza que este é um conceito lean muito importante, pois precisamos de reflexão e ajuste para melhorar sempre.

Experimente usar estas dicas e nos diga como foi sua experiência!