Uma das perguntas que sempre faço para os gestores ao caminhar em um Centro de Distribuição é “estamos atrasados ou adiantados em relação ao planejado?”. Na maioria das vezes, o gestor responde que precisa falar com o líder para saber como está sua operação.
Isso mostra o quanto a gestão não tem conhecimento de como está o desempenho da operação e, consequentemente, não dá o suporte necessário para a solução dos problemas do dia a dia.
Dentro dos conceitos lean, uma das ferramentas mais utilizadas é a gestão visual, que é “um conjunto de padrões visuais que permite conhecimento e ação sobre as informações em tempo real”. Ela funciona como o sistema nervoso que temos no nosso corpo (por exemplo, quando colocamos a mão sobre uma superfície quente, um forno por exemplo, nosso sistema nervoso retira imediatamente a mão do local, pois o sistema nervoso já sabe que a temperatura acima de um determinado ponto gera uma queimadura).
Na operação logística de um CD, esse sistema de gestão visual também dá aos gestores uma informação imediata de como está o andamento da operação, quase que automaticamente, possibilitando, assim, uma ação imediata quando essa gestão é bem realizada.
Vejamos um exemplo de gestão visual: o quadro hora a hora na separação, que é um dos primeiros mecanismos que se deve implementar para a aplicação do lean nos CDs, é um quadro que mostra o desempenho hora a hora da separação e possibilita aos operadores ou ao líder anotar os problemas encontrados para o não atendimento da meta horária.
Agora, apenas o quadro não resolve o problema; é necessário que haja um acompanhamento horário do líder para apoiar os separadores na resolução dos problemas, bem como do coordenador ou supervisor a cada 2 ou 4 horas para suportar o líder.
Mas o sistema de gestão visual não para por aí; é necessário que esse acompanhamento ocorra também no nível diário de gestão, onde o gestor reúne toda a equipe para direcionar um kaizen ou uma melhoria mais sistêmica e até um planejamento do dia seguinte.
O sistema de gestão visual diária para CDs normalmente é composto por indicadores de gestão que mostram como está o desempenho do CD como um todo e funciona como o painel de um carro.
No painel de um carro, você monitora a velocidade, o nível de combustível, a temperatura do motor e, em alguns casos, a rotação do motor, que são indicadores contínuos que ajudam você a dirigir dentro da velocidade da via, não deixar faltar combustível e controlar o desempenho o motor.
O sistema de gestão visual diária de um CD é muito similar. Com ele, você monitora a produtividade, a entrega ao cliente, os erros de separação, o tempo de recebimento, a ocupação do estoque, entre outros indicadores. E, assim como no carro, se algum indicador estiver fora da meta, o quadro deverá estar vermelho; quando estiver dentro da meta, deverá estar verde.
Agora, não adianta ter o quadro com todas essas informações se você não tiver as reuniões diárias para a análise de cada indicador e dos problemas enfrentados diariamente. É fundamental que o gerente do CD coordene essa reunião, pois isso mostra para a equipe a importância dos indicadores e do suporte que ele deve dar.
A reunião não pode ser uma caça às bruxas, mas uma busca de entendimento do problema e direcionamento do que deve ser feito para encaminhar a resolução do problema, bem como planejar o dia seguinte.
Para complementar, o sistema de gestão existe a necessidade de indicadores mensais, que mostram de uma maneira mais abrangente como está indo a operação, seguido aqui, mais uma vez, de uma reunião que permita que os gestores façam a análise de como foi o mês e possam elaborar estratégias para que o próximo mês possa ser melhor.
Existem outras formas de gestão visual, mas essas apresentarei em outro artigo.
Alexandre Cardoso
Presidente da 2blean
