O desdobramento da estratégia é super importante para que todos possam contribuir para atingir o norte verdadeiro da empresa, porém a maneira tradicional com que ele é conduzido pelas empresas não aproveita o potencial das pessoas da organização. Isso acontece porque a maneira tradicional tem algumas características limitadoras no processo.

Por esse motivo, escrevemos este artigo para que as pessoas possam entender quais são os benefícios de aplicar o conceito lean de desdobramento da estratégia, conhecido como hoshin kanri (podemos traduzir este termo japonês da seguinte forma: HO = direção; SHIN = agulha; KAN = controle; RI = lógica, razão. Portanto, a tradução pode ser resumida assim: HOSHIN = norte verdadeiro; KANRI = desdobramento).

As principais diferenças são:

Desdobramento tradicional 

• A diretoria define a estratégia e delega para os gestores a função de gerar as ações (brainstorming). Assim, a etapa de elaborar a estratégia fica sob total responsabilidade da alta administração, como se eles fossem deuses que determinam o que as pessoas devem fazer, e muitas vezes os gestores pensam em ações isoladas sem efetividade para ajudar a atingir a estratégia.
• Normalmente, há uma quantidade de indicadores excessiva e sem conexão com a estratégia. Na maioria das vezes, as empresas definem tantos indicadores que precisam de uma matriz ou de um quadro enorme para exibi-los, o que acaba gerando confusão entre os gestores, pois eles não sabem quais indicadores efetivamente vão apoiar a empresa rumo ao norte verdadeiro.
• Não há um processo de catchball para discussão das contramedidas e do excesso de ações. Nesse caso, os gestores saem da reunião estratégica já com as ações que vão fazer, delegando a seus subordinados sem qualquer envolvimento deles na seleção das ações. Geralmente, são geradas muitas ações, gerando um desperdício de esforço para todos.

Desdobramento lean (hoshin kanri)

• A estratégia é definida pela diretoria e pelo primeiro escalão através uma análise profunda da situação atual usando a metodologia A3. No modelo lean, a análise da situação atual é uma prioridade, pois se não soubermos onde estamos, não teremos como melhorar. É nesse momento que os gestores identificam os principais problemas que viveram no ano anterior e as oportunidades que existem para atingir o norte verdadeiro. O uso da metodologia A3 também é um diferencial, pois força as pessoas a utilizar o PDCA como método de trabalho no hoshin.
• Há um número limitado de indicadores, todos totalmente conectados com a estratégia. Os indicadores são aqueles que representam o norte verdadeiro; muitas vezes, as empresas definem como norte frases como “crescimento de 20% nas vendas”. Podemos traduzir em indicadores o que isso significa para todos (por exemplo, para a produção, pode significar “aumentar a capacidade em 15%”). Sempre recomendamos limitar o número de indicadores a no máximo sete indicadores principais.
• Há um processo de catchball, com alinhamento entre as áreas e entre os níveis (de baixo pra cima e de cima para baixo). Esta é a principal diferença entre os dois métodos: aqui é onde a empresa envolve todos os gestores, gerentes e diretores no processo. O catchball privilegia a discussão e o alinhamento horizontal (entre as áreas da empresa) e vertical (de cima para baixo e de baixo para cima); nesse ponto, todos podem contribuir na elaboração da estratégia da empresa. Em uma das empresas em que conduzimos esse processo, um participante disse “estou na empresa há 18 anos, e esta é a primeira vez que sou envolvido na elaboração da estratégia”; esse tipo de reconhecimento e envolvimento não tem preço.
• Poucas ações são tomadas para cada estratégia. Outro fator que diferencia o modelo lean é o número máximo de ações: são poucas ações de grande potencial para apoiar a empresa a atingir o norte verdadeiro. Nesse ponto, há uma grande confusão, pois os gestores geralmente incluem aqui ações do dia a dia que não são ações estratégicas. Recomendamos refletir bastante se a ação estabelecida realmente é uma ação estratégica que apoia a empresa a atingir o norte verdadeiro.

Esses são os pontos principais que diferenciam o modelo de desdobramento lean do modelo tradicional; em breve, vamos escrever mais artigos referente ao hoshin.